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Titel

Beschaffung eines CAFM Systems

Vergabeverfahren

Öffentliche Ausschreibung
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Auftraggeber

Stadt Wolfsburg
Porschestraße 49
38440 Wolfsburg

Ausführungsort

DE-38440 Wolfsburg

Frist

04.07.2022

TED Nr.

300219-2022

Beschreibung

Abschnitt I:

I.1) Stadt Wolfsburg

Porschestraße 49

38440 Wolfsburg

E-Mail: zentrale-vergabestelle(at)stadt.wolfsburg.de

Internet: http.:www.wolfsburg.de/ausschreibungen

I.2) Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

I.3) Kommunikation Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: Internet: http.:www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YD2RPJX/documents Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: Internet: http.:www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YD2RPJX

I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers Regional- oder Kommunalbehörde

I.5) Haupttätigkeit(en) Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1) Umfang der Beschaffung

II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: 22-0208 Beschaffung eines CAFM-Systems für die Stadt Wolfsburg Referenznummer der Bekanntmachung: 22-0208 Beschaffung eines CAFM-Systems für die Stadt Wolfsburg

II.1.2) CPV-Code Hauptteil 71000000 Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen

II.1.3) Art des Auftrags Dienstleistungen

II.1.4) Kurze Beschreibung: Beschaffung eines CAFM Systems für die Stadt Wolfsburg". Einführung in mindestens 3 Stufen über mehrere Jahre. Ca. 800.000 m² BGF mit 500 Objekten/ Liegenschaften, rund 680 Gebäuden, ca. 800 User. Leasing/Miete/Überlassung auf Zeit der Software mit Kaufoption nach 5 Jahren. Installation und Betrieb im Geschäftsbereich Informationstechnologie der Stadt Wolfsburg.

II.1.5) Geschätzter Gesamtwert

II.1.6) Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2) Beschreibung

II.2.1) Bezeichnung des Auftrags

II.2.2) Weitere(r) CPV-Code(s)

II.2.3) Erfüllungsort NUTS-Code: DE913 Hauptort der Ausführung: 38440 Wolfsburg

II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Ausgeschrieben wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung eines CAFM-Systems bei der Stadt Wolfsburg. Für die Stadt Wolfsburg ist es die Erstbeschaffung eines CAFM-Systems. Die Einführung erfolgt in mindestens 3 Stufen über mehrere Jahre. Das Portfolio der Stadt Wolfsburg umfasst ca. 800.000 m² BGF mit 500 Objekten/ Liegenschaften, rund 680 Gebäuden: Geplant ist, dass nach Einführung aller Anwendungsbereiche ca. 800 User das System nutzen. Voraussetzung ist u.a. 5 Jahre Leasing/Miete/Überlassung auf Zeit einer Standard- Software mit anschließender Kaufoption.

II.2.5) Zuschlagskriterien Die nachstehenden Kriterien Qualitätskriterium - Name: technische Leistungsfähigkeit / Gewichtung: 30 Qualitätskriterium - Name: Nutzerakzeptanz / Gewichtung: 30 Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 40

II.2.7) Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession Laufzeit in Monaten: 60 Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11) Angaben zu Optionen n

II.2.12) Angaben zu elektronischen Katalogen

II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14) Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1) Teilnahmebedingungen

III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen: hmeantrag ist auf einem Formular des Auftraggebers zu erstellen und elektronisch über die Vergabeplattform DTVP einzureichen. Das Formular enthält Vorlagen für die erforderlichen Erklärungen, darunter die Integritätserklärung sowie die Erklärungen gemäß III.1.2) und III.1.3).

III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: 1. Bestätigung, dass Berufshaftpflichtversicherungsdeckungsschutz für Schäden von. mind. 3 Mio. EUR besteht. 2. Mindestumsatz im Bereich CAFM Darstellung der Jahresumsätze der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich CAFM Software. Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2021 von 1 Mio. Euro netto im Bereich CAFM Software wird gefordert. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Bei allen Eignungskriterien der Positionen III.1.3.1 bis III.1.7.2 handelt es sich um Muss-Kriterien. Wird eines der Kriterien der Positionen III.1.3.1 bis III.1.7.2 von Ihnen nicht erfüllt, führt dies zur Nichtberücksichtigung im Verhandlungsverfahren. Zu III.1.6: Sollten die Anforderungen der GEFMA 444 Richtlinie vollumfänglich im jeweils genannten Katalog erfüllt, aber die Software selbst nicht zertifiziert sein, sind die Voraussetzungen ebenfalls erfüllt. In diesem Fall behalten wir uns eine Prüfung der Erfüllung im Rahmen des Verhandlungsverfahrens vor. Sollte sich dabei herausstellen, dass nur ein Kriterium aus den jeweiligen Katalogen der GEFMA Richtlinie 444 in der Ausgabe von 2020 nicht erfüllt ist, führt dies zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Ein Nachweis der Zertifizierung ist gegebenenfalls beizufügen.

III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

III.1.3) Systemeigenschaften und Funktionen III.1.3.1 On Premises Installation Datenbank: Microsoft SQL-Server 2016 oder neuer, in virtueller Umgebung III.1.3.2 Ein Wechsel auf eine private Cloudlösung ist zu einem späteren Zeitraum technisch möglich. III.1.3.3 Server Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2012 oder neuer III.1.3.4 Client Betriebssystem: Wird mindestens eine der folgenden Technologien unterstützt: Microsoft Windows 10 oder neuer III.1.3.5 Mind.2 der folgenden Web-Clients werden unterstützt: - MS Edge - Mozilla Firefox - Google Chrome III.1.3.6 Die Clients haben eine einheitliche Benutzeroberfläche für sämtliche auf diesen lauffähigen Modulen. III.1.3.7 Die Software ist mandantenfähig. III.1.3.8 Historienverwaltung und stichtagsbezogene /zeitbezogene Datenhaltung sowie Auswertung sind möglich. III.1.3.9 Grafik in WEB-Ansicht integriert (Kein zusätzlicher Viewer außerhalb des Systems erforderlich) III.1.3.10 Workflows sind durch Key User anpassbar. III.1.3.11 Konfiguration und Anpassung von Masken, Auswertungen und Reports sind durch Key User möglich. III.1.3.12 Bereitstellung von Apps gemäß "Responsive Design" für einfache Eingaben und Meldungen für Android und iOS in der jeweils aktuellen Version sowie der unmittelbaren Vorgängerversion. Mindestens die Formfaktoren Smartphone und Tablet werden beide unterstützt. III.1.3.13 Bedienoberfläche, Schulungs- und Systemdokumentation sind in deutscher Sprache. III.1.3.14 Die CAFM-Software unterstützt mindestens die folgende Objektstruktur: - Liegenschaft (Attribute: Adresse und Flurstück) - Gebäude - Gebäudeteil - Ebene/Geschoss - Raum - Raumzone/ Workplace III.1.3.15 Verarbeitung von Barcodes und QR-Codes ist mittels geeigneter Endgeräte möglich. III.1.3.16 Anmietverträge können analog zu Vermietverträgen abgebildet werden. III.1.4 Datenschutz und Datensicherheit III.1.4.1 Beachtung der DSGVO, insbesondere Art. 28 (Auftragsverarbeiter), Art. 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten), Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung), Art. 40 (Verhaltensregeln) und Art. 41 (Überwachung der genehmigten Verhaltensregeln) sowie des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG). III.1.4.2 Durch Art. 25 DSGVO i.V.m. Erwägungsgrund (EG) 78 ("Privacy by Design" und "Privacy by Default") sind die Stadt und der Auftragsverarbeiter verpflichtet, dass die eingesetzte Technik so gestaltet ist, dass Voreinstellungen möglich sind, die grundsätzlich nur die Verarbeitung der unbedingt erforderlichen Daten zulässt; (z.B. Anonymisierung, Rollen- und Berechtigungen, Löschfristen, Verschlüsselung, Datenminimierung entsprechend Zweck und Erforderlichkeit). III.1.4.3 Ein Rollen- und Berechtigungskonzept kann implementiert werden. III.1.4.4 Das System muss über eine Passwortkonvention verfügen, die folgende Komplexität beinhaltet: mind. einem Großbuchstaben und einer Ziffer, einem Sonderzeichen und muss eine Länge von mind. 12 Zeichen haben. III.1.4.5 Das System muss über eine Passwortkonvention verfügen, die es ermöglicht das Passwort für städtische Anwender in regelmäßigen Abständen zu verändern. Ein automatischer Hinweis ist einstellbar. III.1.5 Schnittstellen III.1.5.1 Vollständige Integration in MS Office 2013 und höher, insbesondere Word, Excel III.1.5.2 CAD Integration über DWG Format (AutoCAD ab Version 2021) III.1.5.3 SAP-Schnittstelle für den Datenaustausch mit folgenden Modulen (SAP-Release 6.0, EHP 7) ist implementierbar - FI (Finanzbuchhaltung) - CO (Controlling) - FI-AA (Anlagenbuchhaltung) III.1.5.4 Schnittstelle zur AVA-Software (Orca AVA) über GAEB Format GAEB-DA-XML 3.2 ist implementierbar. III.1.5.5 Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem D.3 von d.velop ist implementierbar. III.1.5.6 Datenschnittstelle zum GIS System QGIS (Internet: http.:www.qgis.org/de) ist implementierbar (siehe LV 5.8 GIS-System) III.1.6 Anwendungsmodule verfügbar gemäß GEFMA Richtlinie 444 (Version 2020-02) Hinweis: Sollten die Anforderungen der GEFMA 444 Richtlinie vollumfänglich im jeweils genannten Katalog erfüllt, aber die Software selbst nicht zertifiziert sein, gelten die Voraussetzungen ebenfalls als erfüllt. In diesem Fall behalten wir uns eine Prüfung der Erfüllung im Rahmen des Verhandlungsverfahrens vor. Sollte sich dabei herausstellen, dass nur ein einziges Kriterium aus den genannten Katalogen der GEFMA Richtlinie 444 (Ausgabe 2020-02) nicht erfüllt ist, führt dies zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Ein Nachweis der zum Zeitpunkt der Abgabe gültigen Zertifizierung ist beizufügen. III.1.6.1 Basiskatalog III.1.6.2 Flächenmanagement III.1.6.3 Instandhaltungsmanagement inigungsmanagement III.1.6.6 Raum- und Asset-Reservierung III.1.6.7 Schließanlagenmanagement III.1.6.8 Umzugsmanagement III.1.6.9 Vermietungsmanagement III.1.6.10 Energiecontrolling III.1.6.11 Sicherheit und Arbeitsschutz III.1.6.12 Help- und Service-Desk III.1.6.13 Budgetmanagement und Kostenverfolgung III.1.6.14 BIM-Datenverarbeitung III.1.6.15 Vertragsmanagement III.1.6.16 Workplace Management III.1.7 Referenzen/ technische Leistungsfähigkeit III.1.7.1 Mind. 1 deutsche Kommune/Kreis/kommunaler Dienstleister (oder im deutschsprachigen Raum) vergleichbarer Größenordnung > 100.000 Einwohner III.1.7.2 Mind. 2 weitere Referenzen mit ähnlichem Anforderungsprofil und Mengengerüst (min. 500.000 m² BGF, min. 30 User) III.1.7.3 Teamstärke: Zahl der festangestellten Mitarbeitenden (Vollzeitäquivalent) mindestens größer / gleich 10 Mitarbeitenden, Nachweis III.1.7.4 Projektleitung: Deutschsprachig, Dauer der Berufserfahrung in der Position als Projektleitung größer / gleich drei Jahre. Nachweis Stellvertretende Projektleitung: Deutschsprachig, größer / gleich ein Jahr. Nachweis

III.1.5) Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen

III.2) Bedingungen für den Auftrag

III.2.1) Angaben zu einem besonderen Berufsstand Beruf angeben:

III.2.2) Bedingungen für die Ausführung des Auftrags

III.2.3) Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1) Beschreibung

IV.1.1) Verfahrensart Verhandlungsverfahren

IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5) Angaben zur Verhandlung Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2) Verwaltungsangaben

IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

IV.2.2) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge Tag: 04.07.2022 Ortszeit: 12:00

IV.2.3) Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können Deutsch

IV.2.6) Bindefrist des Angebots Laufzeit in Monaten: 5 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)

IV.2.7) Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2) Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

VI.3) Zusätzliche Angaben ACHTUNG: Erst in der 2. Stufe (Angebotsphase) sind Preise anzugeben, nicht jedoch in der Teilnahmephase. Zur Dokumentation des Ausschreibungsverfahrens bitten wir Sie, Bieterfragen ausschließlich über DTVP / Kommunikation zu stellen. Auskünfte von anderen Stellen oder mündliche Auskünfte sind nicht verbindlich. Die Vergabeunterlagen können Sie unter Internet: http.:www.dtvp.de/Center einsehen und herunterladen. Bekanntmachungs-ID: CXP4YD2RPJX

VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Vergabekammer Niedersachsen beim Nieders. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr - Regierungsvertretung Lüneburg - Auf der Hude 2 Lüneburg 21339 Deutschland Fax: +49 413115-2943

VI.4.2) Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. VI.4.4) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Stadt Wolfsburg Porschestraße 49 Wolfsburg 38440 Deutschland E-Mail: zentrale-vergabestelle(at)stadt.wolfsburg.de Fax: +49 536128-2057 Internet: http.:www.wolfsburg.de/ausschreibungen

VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung Tag: 01.06.2022

Veröffentlichung

Geonet Ausschreibung 44238 vom 06.06.2022