Sie sehen Ausschreibungen der letzten 100 Tage, deren Frist abgelaufen ist. Bestellen Sie einen kostenlosen Demozugang.

Drucken

Titel

Organisation von Veranstaltungen des Kompetenzzentrums Naturschutz und Energiewende

Vergabeverfahren

Öffentliche Ausschreibung
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)

Vergabestelle

Kompetenzzentrum Naturschutz und Energiewende KNE gGmbH
Kochstraße 6-7
10969 Berlin

Ausführungsort

DE-10969 Berlin

Frist

21.02.2020

Beschreibung

1.1 Auftraggeber und Kontakt

Kompetenzzentrum Naturschutz und Energiewende KNE gGmbH

Kochstraße 6-7

10969 Berlin

Ihre Ansprechpartnerin für eventuelle Rückfragen und zur Einreichung der Bewerbungsunterlagen ist: Frau Mareike Hartwich, Leiterin Finanzen, mareike.hartwich@naturschutz-energiewende.de

1. Kurzprofil Kompetenzzentrum Naturschutz und Energiewende Das Kompetenzzentrum Naturschutz und Energiewende (KNE) unterstützt den naturverträglichen Ausbau der erneuerbaren Energien und steht allen Akteuren im Konfliktfeld Naturschutz und Energiewende als unabhängiger und neutraler Ansprechpartner zur Verfügung. Das KNE hat den Auftrag Debatten über den Naturschutz in der Energiewende zu versachlichen und zur Vermeidung von Naturschutzkonflikten vor Ort beizutragen. Im Rahmen seiner Aktivitäten entwickelt das KNE regelmäßig Veranstaltungen in unterschiedlichen Formaten (Fachveranstaltungen, Fachgespräche und Verbändeaustausche). Im Zeitraum vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 sollen drei bis fünf Veranstaltungen umgesetzt werden, die von einer externen Agentur in Zusammenarbeit mit dem KNE erarbeitet und durchgeführt werden sollen.

1.2 Aufgaben und Ziele Konkret möchte das KNE: - drei bis fünf Veranstaltungen im Themenbereich Naturschutz und Energiewende ausrich-ten. Angestrebt werden je 40 bis (max.) 100 Teilnehmende. Die Veranstaltungsdauer be-trägt je nach Format ein bis zwei Tage, - im Rahmen dieser Veranstaltungen den Akteuren aus Naturschutz, Energiewirtschaft, Po-litik, Behörden sowie aus Wissenschaft und Forschung die Möglichkeit zum Informations-austausch, zur Diskussion und zur Vernetzung geben, - mit den Veranstaltungen eine breite interessierte Fachöffentlichkeit erreichen.

1.3 Zielgruppe Zielgruppe sind grundsätzlich alle relevanten Akteure im Bereich Naturschutz und Energiewende; insbesondere auf Bundes- und Landesebene. Je nach Ziel und Thema der jeweiligen Veranstaltung werden die Zielgruppen konkret definiert. Angemessene Eintrittsgelder können verlangt werden.

2. Auftragsbeschreibung

Laufzeit 12 Monate. Optionale Verlängerung um 12 Monate möglich.

Auftragsbeginn 1. Juli 2020. Auftragsende 30. Juni 2021. Optionale Verlängerung um ein Jahr.

Anzahl an Veranstaltungen Für den genannten Auftragszeitraum sind drei bis fünf Veranstal-tungen mit je zirka 40 bis 100 Teilnehmenden geplant. Auftragswert Kalkulation nach Veranstaltungskosten und Agenturleistung geteilt. Veranstaltungsorte/ Ort(e) der Leistungserbringung Die Veranstaltungen sind gleichmäßig auf Berlin und gut erreichbare Orte in Deutschland zu verteilen. Weiteres Das Catering ist ausschließlich in vegetarischer Form auszurich-ten. Biozertifizierte und regionale Angebote sollen bevorzugt werden. Der Auftrag beinhaltet die Konzeptionierung, Durchführung und Evaluierung von drei bis fünf Veranstaltungen zu Themen aus dem Bereich Naturschutz und Energiewende in enger Abstimmung mit dem KNE. In Abstimmung mit dem KNE darf KNE-Personal für den Ablauf der Veranstaltung eingeplant werden (zum Beispiel zur Akkreditierung oder Referentenbetreuung). Teil des Auftrags ist des Weiteren die konzeptionelle Entwicklung und organisatorische Betreuung interaktiver Programmpunkte in enger Abstimmung mit dem KNE.

3. Bewerbungsportfolio Von allen Bewerbern wird eine Bewerbungsportfolio erwartet. Die Ausgestaltung des Portfolios steht den Bewerbern frei. Folgende Bestandteile sind obligatorisch:

Gesamtkosten Agentur Agenturkosten (netto) für drei bis fünf Veranstaltungen binnen 12 Monaten ab Auftragserteilung, inklusive Öffentlichkeitsarbeit. Kurzkonzeptionierung einer exemplarischen Veranstaltung/Grundlagen Veranstaltungskonzept Planung, Durchführung und Abrechnung am Beispiel einer zwei-tägigen wissenschaftlichen Fachkonferenz mit Teilnehmenden aus dem gesamten Bundesgebiet, Veranstaltungstitel: „Vogel-schutz an Windenergieanlagen – Radarsysteme zur Vermeidung von Vogelkollisionen in der Erprobung“. Exemplarische Kalkulation für eine Veranstaltung (exklusive der Agenturkosten).

Veranstaltungsprogramm Ein fiktives Veranstaltungsprogramm für die genannte Fachkonferenz mit Kurzkonzept für interaktive Programmpunkte.

Nachweise/Eignungsnachweis Expertise und Erfahrung in der Ausrichtung von Fachveranstaltungen.

3.1 Auswahlkriterien und Bewertung Punkte 10 Punkte maximal 7 Punkte maximal Bei Vollständigkeit der Bestandteile; für jeden fehlenden Bestandteil einen Punkt Abzug. 4 Punkte maximal Aufgeteilt auf 2 Punkte für nachvollziehbare Ortsbegründung und Übereinstimmung von Raumplanung und Pro-gramm; je einen Punkt Abzug für fehlende oder nicht schlüssige Begrün-dungen. (2 vollständig und schlüssig, 1 vollstän-dig, nicht schlüssig, 0 bei nicht vorhanden). 4 Punkte maximal Aufgeteilt auf jeweils 2 Punkte für schlüssige und für effiziente Planung. Für jeden „Meilenstein“ 2 Punkte (Teilnehmer- und Gästemanagement, Abstim-mung Programm, Abstim-mung interaktive Pro-grammpunkte); jeder wei-tere Meilenstein 2 Punkte; maximal sind insgesamt 10 Punkte erreichbar. 4 Punkte maximal Je 2 Punkte pro interaktiven Programmpunkt. 6 Punkte maximal Je 2 Punkte für ausgangs-neutrales, zielgruppenge-rechtes und wissenschaft-liches Programm, 1 Punkt je Faktor bei Teilerfüllung.

Kriterien Preis Grundlagen Veranstaltungskonzept Terminkoordination zur Abstimmung Veranstaltungsprogramm

Bestandteile Kriterium/Erläuterungen Das günstigste Angebot erhält 10 Punkte. Die weiteren Angebote erhalten im Ver-hältnis zum günstigsten Angebot eine geringere Punktzahl. Planung, Durchführung, Abrechnung, Zeitplan, Personalplanung, Veranstaltungsorganisation, schlüssige Beispielkalkulation*1. Geografische Ortsauswahl (Veranstal-tungsort) mit Begründung, Raumpla-nung in Abhängigkeit vom fiktiven Pro-gramm. Ablaufplanung der Veranstaltung (schlüssig), Personalplanung für die Veranstaltung (Effizienz der Planung). Definition von Meilensteinen zur Abstimmung der oben genannten Bestandteile mit dem KNE. Inhaltlich zusammenhängendes Pro-gramm mit mindestens zwei interaktiven Programmpunkten*2. Wissenschaftlicher Anspruch, zielgrup-pengerechte und ausgangsneutrale Programmgestaltung erkennbar (keine Positionierung).

4. Anforderungen Pitch Der Schwerpunkt des Pitches liegt auf dem Ziel, die Wahrnehmbarkeit des KNE durch Veranstal-tungen und die unten genannten Bestandteile zur erhöhen. Der Pitch wird pauschal mit 1.500 Euro (netto) vergütet. Die Gestaltung des Pitches steht den Be-werbern frei. Sie haben jeweils 20 Minuten Zeit für ihre Präsentation. Aufbauend auf der exemp-larischen Veranstaltung im Bewerbungsportfolio soll der Pitch folgende Bestandteile umfassen: Handschrift „KNE-Veran-staltungsreihe“ Wie kann eine „KNE-Handschrift“ für die geplanten drei bis fünf Veranstaltungen umgesetzt werden?

Bewerbung der Veranstaltung Konzept zur Bewerbung der Veranstaltung.

Konzept Öffentlichkeitsarbeit Vorschlag für die Begleitung der Veranstaltung durch Öffentlichkeitsarbeit.

4.1 Auswahlkriterien und Bewertung Punkte 10 Punkte maximal Jedes Jurymitglied kann individuell bis zu 10 Punkte vergeben. Der Durchschnittswert der Punkte pro Bewerber entscheidet. 6 Punkte maximal Je 2 Punkte pro interaktives Element; maximal drei Elemente möglich. 6 Punkte maximal Pro Kanal 2 Punkte möglich (jeweils 1 Punkt für die Nennung und 1 Punkt für die schlüssige Begründung). 6 Punkte maximal Je 2 Punkte für Ausrich-tung an Zielgruppe und für Erreichbarkeit pro Kanal. 5 Punkte maximal Jedes Jurymitglied kann individuell bis zu 10 Punkte vergeben. Der Durchschnittswert der Punkte pro Bewerber entscheidet.

Kriterien Handschrift „KNE-Veranstaltung“ Bewerbung/Vermarktung der Veranstaltung Konzept Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Bestandteile Kriterium/Erläuterungen Wiedererkennungsmotiv für vier bis fünf unterschiedliche Veranstaltungs-formate mit Einbindung der KNE-Farben. Enthält interaktive Elemente (Einbezug Publikum – Möglichkeit für alle, sich ein-zubringen). Nutzung von drei Kommunikationska-nälen (bspw. Email, Twitter, Instagram) mit schlüssiger Begründung und strate-gische Nutzung dieser (Zielgruppe und deren Erreichbarkeit). Wahrnehmbarkeit durch Einbindung der Presse. Konzeptioneller Ansatz. In die nächste Bewertungsrunde, den Pitch, werden die drei Bewerbungen mit den höchsten Punktzahlen kommen. Alle übrigen scheiden aus. Die Bewertung des Bewerbungsportfolios fließt mit 25 Prozent in die Bewertung des Pitchs mit ein.

5. Fristen und Auswahlverfahren Wir bitten um Ihr vollständiges und aussagekräftiges Angebot unter Berücksichtigung der unter 2.1 genannten Anforderungen bis zum 21. Februar 2020. Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung ausschließlich in digitaler Form an: E-Mail: mareike.hartwich(at)naturschutz-energiewende.de Bewerbungen, die nach Ablauf dieser Frist eingehen, sind automatisch vom Bewerbungsverfahren ausgeschlossen. Bitte richten Sie Fragen ausschließlich schriftlich an die genannte Emailadresse. Inhaltliche Fragen und Antworten werden anonymisiert allen Bewerbern zur Verfügung gestellt. Sollte Ihre Bewerbung im Auswahlverfahren Berücksichtigung finden, erhalten Sie die Gelegenheit, Ihr Angebot in Form eines Pitches in der Geschäftsstelle des KNE vorzustellen. Die Anforderungen für den Pitch sind unter 3.1 aufgeführt. Folgende Termine und Fristen sind für den Bewerbungs- und Auswahlprozess festgelegt:

Veröffentlichung der Ausschreibung am 3. Februar 2020. Ende der Bewerbungsfrist am 21. Februar 2020. Prüfung der Angebote bis zum 28. Februar 2020. Versand von Einladungen zum Pitch und Versand von Absagen am 28. Februar 2020. Ende der Einspruchsfrist am 4. März 2020. Termin für den Pitch 13. März 2020. Dauer des Pitchs Jeder Bewerber erhält 20 Minuten Zeit. Bindefrist des abgegebenen Angebots bis 20. März 2020. Auftragsvergabe erfolgt am 20. März 2020.

6. Disclaimer und Haftungsausschluss Eingereichte Unterlagen unterlegener Bewerber werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet bzw. gelöscht. Eine Rückgabe erfolgt nicht.

Veröffentlichung

Geonet Ausschreibung 31045 vom 06.02.2020